关于团队协作的工具

小团队协作,首先要明确的是协作的目的是为了提高效率,辅助沟通,帮助记录,而不是为了流程而流程,为了看起来理想的套路,盲目的希望通过工具来标准化大家的行为,这样往往会适得其反,最终难以推行下去。

这里的关键点在于,根据团队和工作的特点,把握好人机分工的度,哪些是需要通过流程解决,用计算机来辅助解决,哪些是留给人的空间,给人足够的自由度,避免工具反过来成为制约。常犯的错误是对后者的忽视。

我们在选择工具时,伙伴做了很多探索(感谢我们的 Geek伙伴),几乎主流的工具都品味了一下,最终选择了 Trello。我自己现在的体会是,Trello 好在你以什么样的程度去用都可以,简单当看板用也可以,再复杂点支持更多项目管理内容也能用,没有一个高学习成本和固化的套路,这很好。

我们非常注意何时将其用作流程工具、何时用作沟通工具、何时用作记录工具。例如,昨天我们还进行了一个小的讨论,某件工作本身是流程化的,我们在探讨是否应该使用工具来固化下来流程,在每一个步骤大家应该在工具里做什么样的操作、标记等等。但是后来发现,在这里其实有好几个主要环节,由人直接去线下实施,而不是先让信息在计算机里绕一圈,会更有效率,只需要将结果记录在工具中即可,过程可以非常有弹性。最终我们的结论是,只需要明确流程(哪怕是以邮件或口头通知的形式),在线下流程已经有效率的情况下,无需再使用工具来看起来「很规范」。

对于小团队,中国的团队,工具越简单越好,越轻量级越好,越灵活越好,越能够根据团队和实际工作选择性使用越好,而不是盲目追求强大,追求自动化。